Berichte und “Roominglists“

Das Supplier Portal gibt einen Überblick über verschiedene Berichte. Sie finden hier Reservierungslisten und Anfragen (Reports), aber auch Zimmerbelegungslisten (Roominglists).

Je nach den Vereinbarungen, die wir mit Ihnen getroffen haben, haben Sie Zugriff zu einem der beiden.

Es ist nicht möglich, mit beiden Systemen zu arbeiten. Sie arbeiten entweder mit Berichten oder mit Rooming Lists.

A. Berichte

Auf der “Reports“-Seite lassen sich zwei Sorten Dokumente finden:

- Buchungslisten (“Reservation lists“) und
- Anfragen (“Requests“).

Der Name des Dokuments enthält das Datum, an dem es freigegeben worden ist. Der Name „ReservationLists20210122“ verrät uns zum Beispiel, dass diese Buchungsliste am 22. Januar 2021 bereitgestellt worden ist. Die anderen Spalten geben Ihnen weitere Informationen über die Dokumentengröße, das Ausgabedatum und das früheste Reservierungsdatum innerhalb dieser Reservierungsliste oder Anfrage. Das Häkchen in der letzten Spalte zeigt an, ob das Dokument von Ihnen oder Ihrem Kollegen geöffnet wurde. Wenn Sie auf eine dieser fünf Überschriften klicken, können Sie die Liste nach Name, Größe, Datum, frühestem Reservierungsdatum oder danach, ob die Datei geöffnet wurde oder nicht, sortieren.(Hinweis: Es wird noch daran gearbeitet, leider funktioniert es im Moment noch nicht).

Wenn über unsere Website eine neue Buchung vorgenommen worden ist, bei der ein oder mehrere Leistungselemente von Ihnen angefordert werden müssen, erhalten Sie automatisch eine “Request“ (Anfrage). Über die „ANWB Messages“- wird Ihnen dies auch mitgeteilt. Sobald Sie dieses PDF-Dokument öffnen, sehen Sie auf der ersten Seite eine automatische Nachricht mit speziellen Anweisungen für Sie.

Die zweite Seite enthält die Einzelheiten der Buchung mit folgenden Informationen:

- eine Kopfzeile mit der Buchungsnummer, dem Namen der Reisegesellschaft, dem Buchungsdatum, dem Namen des Urlaubsreiseangebots und dem Status der Buchung
- Daten der Teilnehmer
- Leistungselemente, die gebucht worden sind
- Essenzen und Präferenzen der Teilnehmer
- Zusatzinformationen, sofern zutreffend

Wenn Sie die Reservierung über "Reservations" oder "Individuals" öffnen, können Sie die Schaltfläche "Approve Requests" verwenden, um die Reservierung zu bestätigen. Es ist auch möglich, die Anfrage pro Element zu bestätigen oder abzulehnen. Es wird eine automatische Nachricht an uns gesendet. Bitte beachten Sie, dass die Anfrage nach ihrer Bestätigung zunächst manuell von uns bearbeitet werden muss. Bis dahin ist die Reservierung noch als Anfrage sichtbar.

Bei Buchungen über unsere Website, für die keines der Elemente angefordert werden muss (weil sie bereits auf der Grundlage unseres Vertrags bestätigt wurden), wird Ihnen eine "Reservierungsliste" zugesandt.

Diese “Reservationlist“ hält Sie über die neuen erfolgten Buchungen sowie geänderte und stornierte Buchungen auf dem Laufenden. Diese Liste enthält dieselben Informationen wie die oben bereits erwähnte “Request“, kann jedoch mehrere Buchungen enthalten, während ein “Request“ nur eine einzelne Buchung enthält.

Die “Reservationlists“ werden, sofern neue Informationen vorliegen, zweimal täglich um etwa 06:00 und 15:00 Uhr verschickt. Sie erhalten also keine neuen “Reservationlists“, sofern keine neuen Buchungen vorgenommen worden sind und sich hinsichtlich bestehender Buchungen keine Änderungen ergeben haben oder diese storniert worden sind.

B. Roominglists

Auf der “Roominglists“ finden Sie eine Übersicht über alle Gruppenreisen, zu denen wir die Zimmerbelegungslisten freigegeben haben. Das “Start date“ ist das Datum, an dem die Gäste aus den Niederlanden abreisen. Es ist also zu berücksichtigen, dass die Ankunft am Zielort je nach der Dauer eines Nachtflugs oder einer Überfahrt einer Fähre einen oder zwei Tage später stattfinden kann.

Unter “Main element“ ist der Name des Urlaubsreiseangebots angegeben. Unter “Bookings“ sehen Sie die Zahl der Buchungen, die für ein bestimmtes Urlaubsreiseangebot vorgenommen worden sind. Indem Sie auf eine dieser drei Listenüberschriften klicken, können Sie die Liste nach dem Startdatum, dem Namen des Urlaubsreiseangebots oder der Zahl der Buchungen sortieren.

In der “Roominglist“ finden Sie alle Informationen über eine bestimmte Gruppenreise mit einem bestimmten Abreisedatum. Die “Roominglists“ werden meist etwa einen Monat vor der Abreise bereitgestellt, dies kann allerdings je nach den mit Ihnen getroffenen Vereinbarungen variieren.

Sobald eine “Roominglist“ verfügbar ist, werden Sie darüber über die “ANWB Messages“ benachrichtigt. Sollten Sie aus irgendeinem Grund eine “Roominglist“ benötigen, ehe wir diese bereitgestellt haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wir können Ihnen in dringenden Fällen eine vorläufige “Roominglist“ schicken.

Eine “Roominglist“ ist eine Übersicht über alle Buchungen, die am jeweiligen Abreisetag innerhalb derselben Gruppe vorgenommen worden sind. Eine solche “Roominglist“ enthält folgende Daten zu jeder Buchung innerhalb einer Gruppe:
- Daten der Teilnehmer
- Leistungselemente, die gebucht worden sind
- Essenzen und Präferenzen der Teilnehmer
- Zusatzinformationen, sofern zutreffend

Oben rechts auf der Seite können Sie die “Roominglist“ herunterladen und in Excel exportieren. Sie können die “Roominglist“ auch direkt ausdrucken. Unten auf der Seite sehen Sie eine Übersicht mit der Gesamtzahl der gebuchter Personen. Sie können auch die Gesamtbelegung je Zimmertyp sehen.

Sobald eine “Roominglist“ verfügbar ist, ändert sich der Status auf unserer Website automatisch in “On request“. Etwaige anschließende neue Buchungen werden dann zunächst bei Ihnen angefragt. In diesem Fall schicken wir Ihnen ein Memo zu der spezifischen Buchungsnummer, auf die Sie reagieren können. Sie können dann mitteilen, ob Sie in der Lage sind, unseren Gast unterzubringen oder nicht.