Rapports et Roominglists

Le Supplier Portal donne un aperçu de différents rapports. Vous y trouverez des listes de réservations et des demandes (‘Reports’), mais aussi des listes de chambres (‘Roominglists’).

En fonction de ce que nous avons convenu avec vous, vous aurez accès à l’un des deux.

Il n'est pas possible de travailler avec les deux systèmes; vous travaillez soit avec des rapports soit avec des listes de chambres.

A. Rapports

Sur la page « Reports », vous pouvez trouver deux types de documents :

- des listes de réservation (Reservationlists)
- des demandes (Requests)

Le nom du document est composé de la date à laquelle il a été publié. « ReservationLists20210122 » par exemple, vous indique que cette liste de réservation a été publiée le 22 janvier 2021. Les autres colonnes vous donnent plus d'informations sur la taille du document, la date d'émission et la date de réservation la plus proche dans cette liste ou demande de réservation. La coche de la dernière colonne indique si le document a été ouvert par vous ou par votre collègue. En cliquant sur l'une de ces cinq rubriques, vous pouvez trier la liste par nom, taille, date, date de réservation la plus ancienne ou si le fichier a été ouvert ou non (Note : ceci est toujours en cours d'élaboration, cela ne fonctionne pas encore pour le moment).

Lorsqu’une nouvelle réservation est effectuée sur notre site Web et qu’un ou plusieurs éléments de cette réservation doivent être validés par vous, vous recevez automatiquement une « Request » (demande de validation). Vous recevrez également une notification sur la page « ANWB Messages ». Lorsque vous ouvrez ce fichier pdf, la première page contient un message automatique vous indiquant ce que vous devez faire.

Sur la deuxième page, vous trouverez les détails de la réservation, à savoir les informations suivantes:

- un en-tête avec le numéro de réservation, le nom du client, la date de réservation, le nom du voyage et le statut de la réservation
- les données personnelles des participants
- les éléments réservés
- les essences & préférences des participants
- des informations additionnelles, le cas échéant

Lorsque vous ouvrez la réservation via "Réservations" ou "Individuals", vous pouvez utiliser le bouton "Approve Requests" pour confirmer la réservation. Il est également possible de confirmer ou de refuser la demande par élément. Un message automatique nous sera envoyé. Veuillez noter qu'une fois que vous aurez confirmé la demande, celle-ci devra d'abord être traitée manuellement par nos soins. En attendant, la réservation sera toujours visible en tant que demande.

Lorsque de nouvelles réservations sont effectuées sur notre site web et qu’aucun élément ne doit être au préalable validé par vous (parce que les éléments réservés font partie des éléments confirmés automatiquement sur la base de votre contrat), vous recevez une « Reservationlist » (liste de réservations).

Cette « Reservationlist » vous indique les nouvelles réservations effectuées, ainsi que les réservations modifiées ou annulées. Elle contient les mêmes informations que les « Requests » (voir ci-dessus), mais peut porter sur plusieurs réservations alors qu’une « Request » ne concerne qu’une seule réservation.

Vous recevez une « Reservationlist » deux fois par jour, vers 6 heures du matin et 15 heures de l’après-midi, mais uniquement en cas de nouvelles informations. Si aucune nouvelle réservation n’a été effectuée et si les réservations existantes n’ont pas été modifiées ou annulées, vous ne recevez pas de nouvelle liste.

B. Roominglists

Sur la page « Roominglists » (listes de chambres), vous trouverez un relevé de tous les voyages en groupe pour lesquels nous avons publié une « roominglist ». La « Start Date » est la date à laquelle nos clients quitteront les Pays-Bas (notez bien que l’arrivée à destination peut avoir lieu un ou deux jours plus tard, en fonction d’un vol de nuit ou d’un ferry, par exemple).

Le « Main element » (élément principal) est le nom du voyage. Sous « Bookings » (Réservations), vous pouvez voir le nombre de réservations déjà enregistrées pour ce voyage spécifique. En cliquant sur l’un des trois en-têtes, vous pouvez classer la liste par date de début (Sart Date), par élément principal (Main Element) ou par nombre de réservations (Booking).

Chaque Roominglist vous donne toutes les informations sur un voyage de groupe donné en fonction de la date de départ. Les Roominglists sont généralement disponibles environ 1 mois avant la date de départ, mais cela peut varier selon les dispositions convenues avec vous.

Dès qu’une Roominglist est disponible, vous recevez une notification sur la page « ANWB Messages ». Si, pour une raison ou une autre, vous avez besoin d’une Roominglist avant que nous ne l’ayons mise à disposition, veuillez nous contacter et nous vous enverrons une liste provisoire par e-mail, si cela est vraiment nécessaire.

Une Roominglist est un relevé de toutes les réservations effectuées pour une date de départ donnée d’un voyage en groupe. Chaque Rooming list contient les informations suivantes pour chaque réservation au sein du groupe en question:
- les données personnelles des participants
- les éléments réservés
- les essences & préférences des participants
- des informations additionnelles, le cas échéant

En haut à droite de la page, vous pouvez télécharger la Roominglist et l’exporter vers Excel. Vous pouvez également l’imprimer directement. En bas de la page, vous trouvez un aperçu du nombre total de personnes réservées. Vous pouvez également voir l'occupation totale par type de chambre.

Dès qu’une Roominglist est disponible, le statut de ce voyage de groupe passe automatiquement à « sur demande » sur notre site web. Toute nouvelle réservation éventuelle effectuée par la suite devra d’abord vous être soumise. Dans un tel cas, nous vous envoyons un mémo dans le cadre de ce numéro de réservation spécifique, auquel vous pourrez répondre et confirmer si vous êtes en mesure ou non de valider cette réservation et d’accueillir le client.