Rapporten en kamerlijsten
De Supplier Portal geeft een overzicht van diverse rapportages. Je vindt hier reserveringslijsten en aanvragen ‘rapporten’, maar ook kamerlijsten.
Afhankelijk van de afspraken die we met jou hebben gemaakt, heb je toegang tot één van de twee.
Het is niet mogelijk om met beide systemen te werken; je werkt met rapporten of met kamerlijsten.
A. Rapporten
Op de pagina ‘Reports’ kun je twee soorten documenten vinden:
- Reserveringslijsten (Reservationlists)
- Aanvragen (Requests)
De naam van het document is de afgiftedatum van de lijst. ‘ReservationList20210122’ vertelt ons bijvoorbeeld dat deze ‘Reservationlist’ beschikbaar is gesteld op 22 januari 2021. De andere kolommen geven je meer informatie over de documentsgrootte, de afgiftedatum en de vroegste reserveringsdatum binnen die reserveringslijst of aanvraag. Het vinkje in de laatste kolom geeft aan of het document door jou of je collega is geopend. Door op een van deze vijf kopjes te klikken, kun je de lijst sorteren op naam, grootte, datum, vroegste reserveringsdatum of op het feit of het bestand al dan niet geopend is. (Noot: hier wordt momenteel nog aan gewerkt, werkt nu nog niet)
Wanneer er via onze website een nieuwe reservering is gemaakt, waarvoor één of meerdere elementen bij jou moeten worden aangevraagd, dan krijg je automatisch een ‘Request’ toegestuurd. Via de pagina ‘ANWB Messages’ krijg je hiervan ook bericht. Wanneer je dit pdf-bestand opent, bevat de eerste pagina een automatisch bericht waarin staat wat je moet doen.
Op de tweede pagina vind je de details van de reservering, met daarin de volgende informatie:
- Een koptekst met het boekingsnummer, de naam van het gezelschap, de boekingsdatum, de naam van de tour en de status van de boeking
- Informatie over de deelnemers
- Elementen die zijn geboekt
- Essentiele voorkeuren en preferenties van deelnemers
- Extra informatie, indien van toepassing
Wanneer je de reservering opent via ‘Reservations’ of ‘Individuals’ kan je door middel van de ‘Approve Requests’ knop de reservering bevestigen. Ook is het mogelijk om per element de aanvraag te bevestigen of af te wijzen. Er zal een automatisch bericht uitgestuurd worden naar ons. Let op: wanneer je de aanvraag hebt bevestigd, zal deze eerst handmatig door ons verwerkt moeten worden. Tot die tijd zal de reservering nog zichtbaar zijn als aanvraag.
Indien er via onze website boekingen worden gemaakt waarvan geen van de elementen behoeft te worden aangevraagd (omdat ze al bevestigd zijn op basis van ons contract), dan wordt er een ‘Reservationlist’ naar je opgestuurd. Deze lijst geeft jou een overzicht van nieuwe boekingen die zijn gemaakt, evenals van de gewijzigde en geannuleerde reserveringen. De lijst bevat dezelfde informatie als een ‘Request’, maar kan meerdere boekingen bevatten, terwijl een ‘Request’ slechts één boeking bevat.
Er wordt twee keer per dag een ‘Reservationlist’ verstuurd, rond 06.00 uur in de ochtend en 15.00 uur in de middag, maar alléén in geval van nieuwe informatie. Wanneer er geen nieuwe boekingen zijn gemaakt en bestaande boekingen niet zijn gewijzigd of geannuleerd, dan ontvang je geen nieuwe reserveringslijsten.
B. Kamerlijsten (Rooming lists)
Op de pagina ‘Rooming lists’ vind je een overzicht van alle groepsreizen waarvan we de ‘Rooming lists’ hebben vrijgegeven. De ‘Start Date’ is de datum waarop onze gasten vertrekken vanuit Nederland. Houd er dus rekening mee dat de aankomst op de bestemming een of twee dagen later kan zijn, afhankelijk van een nachtvlucht of veerboot. Het ‘Main Element’ is de naam van de tour. Onder ‘Bookings’ kun je het aantal boekingen zien dat voor die specifieke tour is gemaakt. Door op een van deze drie headers te klikken, kun je de lijst sorteren op startdatum, op hoofdelement of op het aantal boekingen.
Op ‘Rooming lists’ vind je alle informatie over een bepaalde groepsreis met een bepaalde vertrekdatum. ‘Rooming lists’ worden doorgaans ongeveer 1 maand voor vertrek beschikbaar gesteld, maar dit kan variëren afhankelijk van de afspraken die we met je hebben gemaakt. Zodra een ‘Rooming list’ beschikbaar is, krijg je hiervan bericht via de pagina ‘ANWB Messages’. Als je om wat voor reden dan ook een ‘Rooming list’ nodig hebt, voordat deze door ons beschikbaar is gesteld, neem dan contact met ons op en we kunnen je voorlopige ‘Rooming lists’ sturen.
Een ‘Rooming list’ is een overzicht van alle reserveringen die op die specifieke vertrekdatum binnen dezelfde groep zijn gemaakt. Het bevat de volgende gegevens voor elke reservering binnen de groep:
- Informatie over de deelnemers
- Elementen die zijn geboekt
- Essenties en preferenties van de deelnemers
- Extra informatie, indien van toepassing
Bovenaan de pagina, aan de rechterkant, kun je de ‘Rooming lists’ downloaden en exporteren naar Excel. Je kunt de lijst ook direct printen. Onderaan de pagina zie je een overzicht met het totaal aantal geboekte personen. Je kunt ook de totale bezetting per kamertype zien.
Zodra ‘Rooming lists’ beschikbaar zijn, verandert de status van de groepsreis automatisch naar ‘op aanvraag’ op onze website. Alle nieuwe reserveringen die daarna nog gemaakt worden, worden bij jou aangevraagd. In dat geval sturen we een memo binnen dat specifieke groepsreserveringsnummer waarop je kunt reageren en kunt bevestigen of je al dan niet in staat bent om onze gast te ontvangen.