Informatie bij een reservering
De Supplier Portal bevat diverse tabbladen om reserveringen gemakkelijk in te zien. Ook aanvullende informatie vind je in deze portal. Losse e-mails verzenden hoeft niet meer; je kunt alles over een boeking gemakkelijk in de portal terugvinden.
Je vindt in de portal:
A. Informatie over deelnemers
B. Elementen / informatie over geboekte items
C. Essenties en preferenties van klanten
D. Extra informatie over de reservering
E. Individueel reserveringsnummer
A. Reserveringen/deelnemers
Alle informatie, die we hebben over de deelnemers, wordt getoond bij een reservering. Vanwege de privacywetgeving vragen wij zo min mogelijk gegevens van onze klanten. Als je meer informatie nodig hebt dan wordt verstrekt, neem dan contact met ons op. Wij kijken dan of wij de gevraagde informatie kunnen verstrekken.
B. Elementen / informatie over geboekte items
Een element is een geboekt item. Dit kan een groeps- of individuele reis zijn, een hotel, een transfer, een ‘extra’, een verlenging etc. Houd er rekening mee dat je alleen de elementen kunt zien waarvoor jij als leverancier verantwoordelijk bent. Als we bijvoorbeeld tours hebben waarin we elementen van verschillende leveranciers combineren, dan kun je alleen de elementen zien die door jou worden aangeboden.
Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat niet alle elementen door alle deelnemers worden geboekt. Bij een excursie kan het bijvoorbeeld zijn dat slechts 1 van de 2 deelnemers ervoor heeft gekozen om deze te boeken. Binnen de Supplier Portal kun je zien aan welke deelnemers de elementen zijn toegewezen. Ook kun je de data zien waarop de elementen geboekt zijn. Ook staat in de reservering de inkoopprijs bij het desbetreffende element.
C. Essenties en preferenties
Essenties en preferenties zijn bepaalde verzoeken van onze klanten. Sommige zijn mogelijk van toepassing op het hele gezelschap (bijvoorbeeld ‘aansluitende kamers’), terwijl andere alleen van toepassing zijn op specifieke personen (bijvoorbeeld ‘diabetische maaltijden’). Binnen de Supplier Portal kun je zien aan welke klanten de verzoeken zijn toegewezen
Een preferentie is een wens van de klant. De klant is er van op de hoogte dat dit een wens is en dat hier geen rechten aan ontleend kunnen worden. Staat er een preferentie in de reservering, heeft ANWB Reizen hier geen terugkoppeling voor nodig. Houd er rekening mee dat sommige verzoeken essentieel kunnen zijn voor een klant, zoals een medische essentie. Als je niet aan deze essentie kunt voldoen, moet een klant de boeking kosteloos kunnen annuleren. Een medische essentie zal ook altijd op aanvraag zijn, waardoor de reservering nog niet definitief is totdat deze essentie bevestigd is.
D. Extra informatie
De extra informatie kan noodzakelijke gegevens bevatten die relevant zijn voor de reservering. Bij een overtocht met een veerboot kan de extra informatie bijvoorbeeld afmetingen van de auto bevatten. Of in het geval van bijvoorbeeld een skivakantie kan de extra informatie schoenmaten van de deelnemers bevatten, zodat de juiste maat skimateriaal geboekt kan worden. Afhankelijk van de informatie die je nodig hebt om een boeking te kunnen afronden, kunnen wij voor een specifieke reis bepaalde vragen in onze website verwerken. Neem contact met ons op als hier bepaalde voor jou essentiële informatie ontbreekt.
E. Referentienummer
Alle boekingen hebben een individueel reserveringsnummer dat automatisch door ons systeem wordt aangemaakt. Daarnaast kun je ook je eigen referentienummer toevoegen aan een boeking. Via de pagina ‘Individuals’ kun je zoeken op deze ‘Supplier reference’, wat handig kan zijn wanneer je jouw boekingen op een andere manier organiseert binnen het systeem van jouw eigen organisatie.
Nieuw sinds november 2021:
Excel export nu met uitgebreide reserveringsgegevens
Het is nu mogelijk om een uitgebreide export te downloaden van geselecteerde reserveringen. Via de pagina Individuals kun je als leverancier op basis van filters een lijst met reserveringen opzoeken. Via de ‘export naar excel’-knop wordt een excel lijst aangemaakt met daarin per reservering uitgebreide reserveringsgegevens:
- Deelnemers
- Elementen en service types (kamertype, verzorging) + periode
Zo kun je als leverancier makkelijk controleren of alles in je eigen systemen goed ingeboekt staat.
Wijzigingen worden gemarkeerd en er is een nieuwe knop voor de bevestiging van wijzigingen. Wanneer een reservering wordt gewijzigd door ANWB, zal in het reserveringsoverzicht nu de wijziging getoond worden door het veld te markeren. Als eerdere informatie gewijzigd is, wordt de achtergrond oranje. Is eerdere informatie geannuleerd (verwijderd), wordt de achtergrond rood. Is er nieuwe informatie toegevoegd, wordt de achtergrond groen. Zie onderstaand voorbeeld.
Bovenaan aan de rechterkant van het reserveringsoverzicht is een nieuwe knop toegevoegd [Approve changes]
Wanneer een wijziging bevestigd wordt, zal er automatisch een bevestiging naar ANWB verzondern worden met het volgende bericht:
Confirmed the changes on reservation
De versie is van belang voor de ANWB operations afdeling om te weten welke versie van de boeking er bevestigd / gezien is.