Données personnelles liées aux réservations

Le Supplier Portal contient de divers onglets pour visualiser facilement les réservations. Vous pouvez également trouver des informations supplémentaires sur ce portail. L'envoi d'e-mails séparés n'est plus nécessaire; vous pouvez facilement trouver tout ce qui concerne une réservation dans le portail.

Vous pouvez trouver ces informations sur le Supplier Portal:

A. Informations sur les participants/membres
B. Éléments / Informations sur les produits réservés
C. Essences et préférence/demandes des clients
D. Informations supplémentaires sur la réservation
E. Informations sur le numéro de référence

A. Réservations/Participants

Toutes les informations dont nous disposons sur les participants sont affichées dans la réservation. En raison de la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, nous réduisons au strict minimum les informations personnelles demandées à nos clients. Si vous avez besoin de données supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter. Nous examinerons dans ce cas la possibilité de vous communiquer les informations additionnelles que vous nous avez demandées.

B. Éléments / information sur les produits réservés

Un élément est un « produit » faisant l’objet d’une réservation. Il peut s’agir d’un voyage en individuel ou en groupe, d’un hôtel, d’un transfert, d’une prestation additionnelle, d’une prolongation de réservation etc. Veuillez noter que vous ne voyez dans le système que les éléments liés aux prestations que vous fournissez. Si par exemple, nous proposons des voyages dans lesquels nous combinons des éléments de divers prestataires, vous ne voyez dans le système que les éléments qui vous concernent.

Par ailleurs, n’oubliez pas que les participants ne réservent pas tous forcément la totalité des éléments. Dans le cas d’une excursion, par exemple, il est tout à fait possible que seulement la moitié des participants aient réservé cette activité. Dans le Supplier Portal vous pouvez voir quels éléments sont validés pour chaque participant. Vous pouvez également consulter les dates auxquelles ces éléments ont été réservés.

La réservation indique également le prix d'achat de l'élément concerné.

C. Essences & préférences/Demandes des clients

Par les demandes essentielles & préférées (« Essences & Preferences »), on entend les demandes spécifiques de nos clients. Ces demandes peuvent porter sur plusieurs personnes du groupe, souhaitant avoir des chambres communicantes, par exemple (« connecting rooms ») ou concerner seulement une personne en particulier, désirant des repas pour diabétiques (« diabetic meals »). Dans le Supplier Portal vous pouvez voir à quels clients les demandes essentielles et préférées ont été attribuées.

Une préférence est un souhait du client. Le client est conscient qu'il s'agit d'un souhait et qu'aucun droit ne peut en découler. S'il y a une préférence dans la réservation, ANWB Reizen n'a pas besoin de confirmations à ce sujet. Veuillez noter que certaines demandes peuvent être essentielles pour un client, comme les essences médicales. Si vous n'êtes pas en mesure de répondre à cette essence, le client doit pouvoir annuler sa réservation sans frais. Une essence médicale sera également toujours sur demande, la réservation n'est donc pas définitive tant que cette essence n'est pas confirmée.

D. Informations additionnelles

Les informations additionnelles peuvent comporter des compléments d’information importants pour la réservation. Dans le cas d’une traversée en ferry par exemple, ces informations additionnelles peuvent concerner les dimensions du véhicule. Pour un séjour de sports d’hiver, ce sera la pointure des participants, de façon à ce que l’on puisse réserver à l’avance le matériel de ski adéquat.

En fonction des informations dont vous avez besoin pour valider une réservation, nous ajouterons sur notre site Internet des questions supplémentaires couplées au produit en question. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de certaines informations spécifiques qui ne figurent pas encore dans les données standard qui vous sont transmises.

E. Numéro de référence

Toutes les réservations reçoivent un numéro de réservation spécifique, qui leur est attribué automatiquement par notre système. Vous pouvez également y ajouter votre propre référence, si vous le souhaitez. Sur la page « Individuals », vous pouvez effectuer une recherche par « Supplier reference » (référence prestataire), ce qui vous permet de retrouver en un clic toutes vos réservations, surtout si votre propre système de classement est différent du nôtre.

Nouveau depuis novembre 2021 :

Exportation d'Excel maintenant avec des données de réservation étendues

Il est désormais possible de télécharger une exportation étendue de réservations sélectionnées. En tant que fournisseur, vous pouvez utiliser la page « Individuals » pour rechercher une liste de réservations en fonction de filtres. Grâce au bouton "export to excel", une liste excel est créée avec les données de réservation étendues par réservation :
- Participants
- Éléments et types de service (type de pièce, service) + période

Ainsi, en tant que fournisseur, vous pouvez facilement vérifier si tout a été correctement enregistré dans vos propres systèmes.

Les modifications sont mises en évidence et un nouveau bouton permet de confirmer les modifications.

Lorsqu'une réservation est modifiée par ANWB, la modification sera désormais affichée dans l'aperçu de la réservation en marquant le champ. Si les informations précédentes ont été modifiées, l'arrière-plan devient orange. Si les informations précédentes sont annulées (supprimées), le fond devient rouge. Si de nouvelles informations ont été ajoutées, l'arrière-plan devient vert. Voir l'exemple ci-dessous.

Un nouveau bouton [« Approve Changes »] a été ajouté en haut à droite de l'aperçu de la réservation.

Lorsqu'un changement est confirmé, une confirmation sera automatiquement envoyée à ANWB avec le message suivant :
Confirmed the changes on reservation version 2

La version est importante pour que le département des opérations d'ANWB sache quelle version de la réservation a été confirmée / vue.